Темите за дипломни проекти се формулират от преподавателите от катедрата, а също и от други катедри и организации и се предават на техническия сътрудник на катедрата в определен от учебно-методичния отдел на Университета срок. Списъкът с темите се одобрява на катедрено заседание и се публикува в сайта на катедрата. На темите с външни ръководители задължително се определя консултант от катедрата. Всеки студент избира тема, свързва се с ръководителя на същата и след като получи принципното му съгласие за съвместна работа, се записва при техническия сътрудник.
Промяна на ръководителя и на темата на дипломния проект се допуска само след доклад до ръководителя на катедрата за причините, налагащи промяната и гласуване на катедрено заседание.
Ръководителят с участието на дипломанта съставя и подписва заданието за проекта. Същото се утвърждава от ръководителя на катедрата и се регистрира от организатора на факултетната канцелария.
Датите на защитите се изнасят на таблото и в сайта на катедрата. Всеки дипломант избира дата и се записва при техническия сътрудник. Подреждането в списъка за конкретна дата става по реда на записването. Желателно е дипломанти, чиито дипломни проекти са тематично свързани, да се записват и съответно защитават в един и същи ден и един след друг.
За студентите-бакалаври, разработващи дипломни проекти по линия на програмата СОКРАТ, се предвиждат дати за защита в началото на месец септември.
Две седмици преди деня на защитата записката на дипломния проект се предава на ръководителя на дипломанта за прочитане и написване на отзив. В случай, че поставените задачи са решени успешно, ръководителят се подписва на титулната страница, а в края на отзива си прави предложение за допускане до защита, за оценка и за рецензент на проекта.
Десет дни преди защитата записката се занася на ръководителя на катедрата за подпис и одобряване на предложението за рецензент. Веднага след това записката се предава на рецензента. Дипломантът е длъжен да демонстрира разработката си на рецензента, ако последният поиска това. Желателно е рецензентът да съобщи на дипломанта основните си препоръки и забележки. Ако дипломантът се съобрази с някои от тях и направи съответни допълнения и корекции, то те могат да отпаднат от окончателния вариант на рецензията. Рецензията трябва да завършва с предложение за допускане до защита и за оценка. Дипломантът получава подписан екземпляр на рецензията и го прилага към записката на проекта си.
